5 Pasos para gestionar tu inventario

Maris Cantu
/ Sep 12, 2019

 

Si tu restaurante depende del control manual de inventario o no utilizas completamente las herramientas que tiene a tu disposición, es probable que te encuentres con problemas como quedarte sin materia prima o tener un exceso de materia prima, tener una falta de producción o sobre producir. Tu restaurante no está solo en esto, muchos de los restaurantes, bares, cafeterías, etc., no realizan un seguimiento de la gestión de inventario. Si tienes Parrot POS, tu negocio tiene un software eficaz de gestión de inventario incluido.

Estas herramientas permiten que tu restaurante mejore la visibilidad de tu inventario, analice las tendencias y la popularidad de los insumos, y pronostique el mejor momento para realizar pedidos a proveedores. Ya sea que tu restaurante sea una sola sucursal o una cadena de restaurantes con múltiples ubicaciones, debes usar herramientas de administración de inventario para asegurarte de que tu restaurante funcione de la manera más eficiente posible.

  1. Usar una herramienta de gestión de inventarios

Tu negocio debería estar utilizando tecnología para administrar el inventario. El uso de una herramienta de administración basada en la nube te brinda a tu restaurante la capacidad de almacenar información en línea y acceder a esa información en cualquier lugar. Hoy en día, muchos sistemas POS incluyen herramientas de gestión de inventario, que optimizan las herramientas que tu restaurante necesita. Parrot POS, por ejemplo, tiene un módulo integrado de gestión de inventario que hace que monitorear tu inventario sea fácil de hacer desde un portal web.

Una vez que tengas una herramienta de control de inventario, la entrada del inventario inicial juega un papel importante en su gestión continua. Antes de comenzar a ingresar al inventario, siéntate y hazte estas preguntas:

  • ¿Vas a enumerar cada producto individualmente?
  • ¿Tiene sentido utilizar categorías y subcategorías para organizarse?
  • ¿Tiene múltiples presentaciones del mismo artículo, es decir, tamaños o colores?
  • ¿Desea ingresar insumos manualmente? ¿O utilizas una plantilla para cargar muchos insumos a la vez?

Una vez que pienses en estas preguntas y elijas cómo quieres organizar su inventario, debes comenzar a ingresar el inventario. Con Parrot POS, puede ingresar manualmente cada categoría e insumo, o usar una plantilla para hacer una sola carga de inventario.

Después de tu ajuste de inventario inicial, asegúrate de que cualquier insumo nuevo siga la misma metodología que utilizaste. Esto garantizará la coherencia en tu seguimiento y reportes, y te proporcionará la mejor información posible.

  1. Seguimiento de inventarios y reportes

Uno de los componentes más importantes del control de inventario es el seguimiento y el análisis de reportes. Si usas una hoja de Excel para monitorear el inventario, debes sacar conclusiones y tendencias por tí mismo. En cambio, cuando usas un software con control de inventario, puedes seguir fácilmente los reportes de inventario y confiar en información respaldada por datos.

Un ejemplo de uso de seguimiento y reportes para impactar el resultado final es usar tu gestión de inventario para identificar el inventario de poca rotación. Tiene la capacidad de usar tu inventario para identificar lo siguiente:

  • Medir la rotación del inventario
  • Promedio de días para vender inventario
  • Costos de mantenimiento
  • Determinar el beneficio bruto
  • Previsión

También puedes usar la gestión de inventario para identificar pérdida. Saber lo que realmente tienes a mano en comparación con lo que crees tener, es entender lo que estás perdiendo. La pérdida puede venir en muchas formas, robo, error humano o inventario mal administrado. Cualquiera sea el motivo, cuanto mayor sea la pérdida, mayor será el problema para tu restaurante.

  1. Mantener los niveles correctos de materia prima

Queremos tener los platillos que tus clientes quieren en stock, esto es obvio. Pero, ¿cómo te aseguras de que tu cocina y barra estén bien surtidos, pero no sobrecargados? Usa tus reportes del paso dos para hacer tus pedidos.

Hay que evitar estar fuera de stock. Le sucede a casi todos los restaurantes, te quedas sin un famoso sándwich de brisket o el coctel más popular. Sin embargo, al configurar una función de monitoreo como las alertas de stock bajo, tu empresa puede mantenerse a la delantera y asegurarse de tener los niveles óptimos en todo momento.

Establece alertas de stock bajo para tus insumos. Si un artículo cae por debajo del mínimo establecido, recibirás alertas de que es hora de reordenar.

Por otro lado, tener sobre abasto de cualquier insumo puede generar desperdicio. Pon atención a las tendencias y realiza ajustes en tus pedidos en función a las tendencias del momento.

  1. Definir y documentar los procesos

Calcula cuánto tiempo se requiere para revisar los datos de inventario y con qué frecuencia tiene sentido revisarlos. Para algunos restaurantes, puede ser una revisión semanal, y para otras, puede ser una inmersión profunda mensual.

Define tu proceso. Esto significa poner tiempo en tu calendario, o en los calendarios del personal administrativo, para revisar la información y realizar los cambios necesarios.

Documenta tu proceso. Después de definir cómo vas a analizar tus reportes, prepara un documento que describa este proceso. Podría ser tan simple como una hoja con pasos como:

  • Analizar reportes de ventas
  • Tomar en cuenta a los 3 mejores platillos y los peores 3 platillos
  • Analizar diferencias entre inventario físico vs inventario sistema

Al mantener registros consistentes, tienes la capacidad de rastrear información semana tras semana y tomar decisiones basadas en tus descubrimientos. Por ejemplo, si notas que un platillo de tu menú tiene un rendimiento menor semana tras semana, es posible que debas considerar no volver a pedir los insumos y eliminar el platillo de tu menú.

  1. Automatizar

La automatización ayuda a cualquier empresa a reducir el tiempo dedicado y reducir los errores. Con Parrot POS, tu empresa puede automatizar muchas partes del control de inventario. Desde monitorear el inventario hasta ayudar con los pedidos, revisa las formas en que tu restaurante puede usar las funciones incluidas para optimizar sus procesos de inventario.

Por último, comparto 8 beneficios que hay en tener un control óptimo de inventarios:

  1. Evitas clientes descontentos por falta de platillos
  2. Pedidos a proveedores con tiempo
  3. Conoces el valor monetario de existencias
  4. Reduces costos de mantenimiento de inventario
  5. Mayor control de calidad
  6. Mantienes la existencia de insumos a un nivel deseado
  7. Evitas robos y reduces mermas
  8. Conoces el costo de platillos para poner precios adecuados

En conclusión, el control de inventario es una parte importante de la gestión de un restaurante exitoso. Mantener niveles ideales de tu inventario hace que tu restaurante sea más eficiente, y la administración correcta del inventario lo hace posible. Si no cuentas con procesos claros de control de inventario, tómate el tiempo para evaluar y organizar. Con Parrot POS, tienes las herramientas adecuadas para mejorar la forma en que administras tu inventario.