Matriz de Gestión Restaurantera

Gustavo Garza
/ Abr 26, 2019

A lo largo de los años, apoyando en las operaciones y procesos administrativos en negocios gastronómicos de todo tipo, hemos identificado necesidades muy específicas al querer implementar el sistema de Punto de Venta ideal.

Estas necesidades oscilan desde evitar el robo hormiga, hasta el control de inventarios, pero es difícil encontrar un aliado tecnológico que cubra la mayoría de las necesidades del restaurante.

Es por eso que nos dimos la tarea de llevar estas necesidades y elaborar una matriz ilustrativa en donde se plasme la situación actual de muchos establecimientos con venta de comida.

  1. “Trouble”

Este es el cuadrante menos deseado en donde puede estar un Restaurante. Su seguridad operativa es baja y sus procesos administrativos en su mayoría son manuales, en hojas de cálculo o inexistentes.

Algunas de las características de este cuadrante son las siguientes:

  • Robo hormiga de meseros y staff
  • Elaboración de facturas manuales / sin facturar
  • Sin claridad en sus costos y compras
  • Descontrol de inventarios
  • Lentitud en operación
  • Contabilidad independiente
  • Punto de Venta sólo para cobrar o sin PDV
  • Se desconoce la venta de artículos, tipos de ingreso

Tanto el área de operación, servicio, cocina y administradores están descontentos con el funcionamiento de los procesos y puede incrementar la rotación y el robo.

 

  1. Comfort Zone.

En este cuadrante es en donde la mayoría de las operación restauranteras están ubicadas. Se logra cierta seguridad operativa con funciones y herramientas utilizadas pero la administración se vuelve costosa y complicada al no automatizar ciertos procesos clave para el éxito de un negocio gastronómico.

Características operativas a favor:

  • Se utiliza sistema PDV confiable y de rápido funcionamiento
  • Se controlan las cancelaciones, transferencias y descuentos de platillos
  • Se monitorean los accesos y privilegios por usuario
  • Se utiliza lector de huella para ingresar al sistema y evitar traspasos de NIPs
  • Red local para no depender de internet
  • Reguladores con batería en caso de apagones
  • Comunicación con cocina rápida y clara

 

Características administrativas en contra:

  • Control de inventarios en hojas de cálculo y manuales
  • Sin automatizar la facturación electrónica
  • Sin integraciones o módulo contables para creación de pólizas
  • Sin Respaldos de información automática a servidores en la nube
  • Registro de pagos doble al no tener la cobranza ligada al PDV
  • Sin enlaces bancarios
  • Registro de compras manuales por insumo
  • No se utilizan importadores de facturas automáticas
  • Sin claridad de rentabilidad de platillos o del negocio en general

La operación está en su mayor parte estable y segura pero se realizan bastantes trabajos administrativos que pueden volverse costosos y tediosos al querer crecer el negocio.

 

  1. Productive

Este cuadrante realmente es extraño de pertenecer. Es muy raro observar negocios gastronómicos que logran una automatización de procesos administrativos sin haber logrado primero estandarizar su operación.

Es mucho más sencillo lograr una estabilidad y eficiencia operativa que administrativa.

Aquí se lograron integraciones contables con el Punto de Venta, un buen manejo de Inventarios con sistema y sin exceles pero se batalla con cuestiones operativas como lentitud de sistema, descuadre al momento de hacer el corte, sospechas de robo de tu personal, mucha rotación de personal.

  1. Ideal

Este cuadrante debe ser el objetivo para cualquier dueño de negocio gastronómico. Aquí se logra tener una seguridad operativa alta, evitando robos, buena comunicación entre cocina y piso, velocidad y calidad en la preparación de alimentos y estabilidad en el sistema operativo del restaurante; causando la satisfacción del cliente.

Tras bambalinas, se logra tener el mejor costo-beneficio con los procesos administrativos, automatización entre sistemas (evitando el trabajo manual y la carga de trabajo) y un buen manejo de las compras, costos e inventarios.

Características específicas:

  • Enlances POS-Contabilidad
  • Respaldos de información en la nube
  • Consola centralizada de información para negocios multi-sucursal.
  • Control de menú unificado y desde web
  • Sistema Punto de Venta confiable, seguro, rápido y completo.
  • Enlaces bancarios
  • Operación segura con perfiles definidos por usuario
  • Acceso por lector de huella digital
  • Manejo de Inventarios centralizado Web

Al momento de elegir a tu equipo administrativo y operativo, tu sistema contable, tu Punto de Venta o tu banco, asegúrate de que estén comunicados entre ellos para disminuir tus costos y aumentar tus ventas.